Витрати, які пов’язані зі сплатою проїзних білетів, проживанням та харчуванням, несуть учасники конференції або організації, що їх відряджають.

Учасники мають змогу зупинитися  в готелях Харкова або у гуртожитках НТУ “ХПІ” (за бажанням).